KSeF Integrator v2.1 - National e-Invoice System for WHMCS

KSeF Integrator for WHMCS – The most advanced and legally compliant module on the market Prepare your business for the mandatory Polish National e-Invoice System with a module that doesn't just "send invoices" but 100% understands Polish tax law, EU procedures, and the specifics of selling hosting/IT services.

Our module is designed to automate your accounting, protect you from official errors, and ensure full compliance with the Ministry of Finance's FA(3) schema. Version 2.1 introduces native VAT OSS support, flexible export scopes, and XML file downloads.

Why choose our module? (Key advantages)

Unlike simple integrations, our KSeF Integrator features built-in "Intelligent Tax Logic". It automatically recognizes whether you are selling a service in Poland, to an EU company, or to a global consumer, and selects the appropriate tax codes (e.g., np I, np II, zw) to ensure your XML files match the Ministry of Finance data perfectly.

Main Features

1. Flexible Export Scope, Filters, and VAT OSS

You have full control over what goes to the Tax Office. In the settings, you can choose the scope of sent invoices with one click:

• Only mandatory invoices (B2B): The module will only send corporate invoices, ignoring consumers.
• B2B + B2C Poland: Sends all corporate invoices as well as receipts/invoices for Polish consumers.
• Maximum (With OSS protection): Sends everything (including international). The system natively supports the VAT OSS procedure, and the built-in Anti-Fraud Shield will block foreign consumer invoices if the OSS option is disabled – protecting you from sending foreign tax rates to the Polish tax office.

2. Intelligent Tax ID (NIP) and International Transaction Handling

• Fetch NIP from Custom Fields: The module can automatically map Tax ID numbers from any custom field you define in the client profile.
• NIP Management: The system corrects customer mistakes – e.g., it automatically removes the "PL" prefix from a Polish NIP but keeps country codes for other EU countries.
• International Compliance: Forces the Reverse Charge rate for the "NrVatUE" tag and the non-taxable rate for services outside the EU.
• Full support for VAT-exempt companies: Automatically applies the exempt rate and injects the required legal basis for VAT-exempt companies.

3. Advanced and Independent Correction System

• Independent correction numbering: End the WHMCS mess! The module has its own customizable numbering system exclusively for correcting documents (e.g., COR/2026/03/001), completely separated from standard invoices.
• 3 correction modes: Supports Zeroing Corrections (full refund), Position Corrections (partial refund), and Special Buyer Data Corrections (formal change without financial interference).
• Visual difference preview (Diff): Before sending a correction, the module will highlight the changes between the old invoice in KSeF and the new data in WHMCS.
• Dedicated PDFs: Generates custom PDF files for corrections, featuring precise legal codes that perfectly reflect data from KSeF, complete with official QR codes.

4. Automation, Emails, and Anti-Fraud Filters

• Zero-maintenance operation & Timeouts: The system automatically generates and sends invoices in a fraction of a second after payment is recorded. Built-in hard timeouts protect your panel from freezing during Ministry server outages.
• Delayed Email notifications: The module can block the standard WHMCS payment confirmation email, wait for the official UUID number to be assigned by the Ministry servers, and only then send the client a dedicated message with the ready KSeF number and the correct PDF file.
• Fraudster block (Anti-Fraud): Blocks automatic sending for unverified emails, inactive accounts, or accounts that are "too fresh" (e.g., existing for less than 24h).
• Compensation (Credit Balance): The module perfectly handles invoices paid from the "credit balance", correctly introducing a compensating item to avoid double taxation of advance payments.

5. Advanced KSeF Dashboard, XML Download, and Client Area

• XML File Download (New in v2.1): With one click, you can download the source structured XML files for every sent invoice and correction – perfect for handing over to your accounting software.
• KSeF Error Translator: End the deciphering of dry codes! If KSeF returns an error, the module will provide a human-readable translation and a repair tip.
• Panel and Widgets: A dedicated, searchable KSeF Dashboard in the admin panel and a dynamic statistics widget.
• Client Area with QR codes: A separate tab with KSeF documents for clients. In accordance with Ministry of Finance guidelines, invoices in the client panel automatically generate QR codes and document verification links.

KSeF Integrator v2.1 - Krajowy System e-Faktur dla WHMCS

KSeF Integrator dla WHMCS – Najbardziej zaawansowany i zgodny z prawem moduł na rynku Przygotuj swój biznes na obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) z modułem, który nie tylko "wysyła faktury", ale w 100% rozumie polskie prawo podatkowe, procedury unijne oraz specyfikę sprzedaży usług hostingowych/IT.

Nasz moduł został zaprojektowany tak, aby zautomatyzować Twoją księgowość, chronić Cię przed błędami urzędowymi i zapewnić pełną zgodność ze schematem FA(3) Ministerstwa Finansów. Wersja 2.1 to m.in. pełna obsługa VAT OSS, konfigurowalny zakres wysyłki i bezpośrednie pobieranie plików XML.

Dlaczego nasz moduł? (Kluczowe przewagi)

W przeciwieństwie do prostych integracji, nasz KSeF Integrator posiada wbudowaną "Inteligentną Logikę Podatkową". Sam rozpoznaje, czy sprzedajesz usługę w Polsce, do firmy w UE, czy konsumentowi z USA i automatycznie dobiera odpowiednie kody podatkowe (np. np I, np II, zw), dbając o to, by Twój plik XML idealnie zgadzał się z danymi w Ministerstwie Finansów.

Główne funkcjonalności

1. Elastyczny zakres wysyłki, filtry i VAT OSS

Masz pełną kontrolę nad tym, co trafia do Urzędu Skarbowego. W ustawieniach możesz jednym kliknięciem wybrać zakres wysyłanych faktur:

• Tylko faktury obowiązkowe (B2B): Moduł wyśle tylko faktury firmowe, ignorując konsumentów.
• B2B + B2C Polska: Wyśle wszystkie faktury firmowe oraz paragony/faktury polskich konsumentów.
• Maksymalny (Z ochroną OSS): Wysyła wszystko, ale wbudowana Tarcza Antyfraudowa automatycznie blokuje zagraniczne faktury konsumenckie (B2C UE), jeśli nie korzystasz z procedury VAT OSS. Chroni to Twoją księgowość przed wysłaniem zagranicznego podatku do polskiego urzędu.

2. Inteligentna obsługa NIP i transakcji międzynarodowych

• Pobieranie NIP z Custom Fields: Moduł potrafi z automatu mapować numery NIP z dowolnego zdefiniowanego przez Ciebie pola dodatkowego w profilu klienta.
• Zarządzanie NIP-ami: System koryguje pomyłki klientów – np. automatycznie odcina przedrostek "PL" z polskiego NIP-u, ale pozostawia kody państw dla innych krajów UE.
• Zgodność międzynarodowa: Wymuszanie stawki odwrotnego obciążenia dla tagu "NrVatUE" oraz stawki niepodlegającej dla usług poza UE.
• Pełne wsparcie dla "Nievatowców": Automatyczne nakładanie stawki zwolnionej i wstrzykiwanie wymaganych podstaw prawnych dla firm zwolnionych z VAT.

3. Rozbudowany i niezależny system Korekt

• Niezależna numeracja korekt: Koniec z bałaganem w WHMCS! Moduł posiada własny, konfigurowalny system numeracji wyłącznie dla dokumentów korygujących (np. KOR/2026/03/001), całkowicie odseparowany od standardowych faktur.
• 3 tryby korekt: Obsługa Korekt do Zera (pełny zwrot), Korekt Pozycji (częściowy zwrot) oraz Specjalnych Korekt Danych Nabywcy (zmiana formalna bez ingerencji w finanse).
• Wizualny podgląd różnic (Diff): Zanim wyślesz korektę, moduł podświetli Ci zmiany pomiędzy starą fakturą w KSeF, a nowymi danymi w WHMCS.
• Dedykowane PDF-y: Generowanie własnych plików PDF dla korekt, na których widnieją precyzyjne kody prawne idealnie odzwierciedlające dane z KSeF.

4. Automatyzacja, E-maile i Filtry Antyfraudowe

• Zeroobsługowa praca i limity awaryjne: System automatycznie generuje i wysyła faktury w ułamku sekundy po odnotowaniu zapłaty. Wbudowane 5-sekundowe limity (timeouts) chronią Twój WHMCS przed zawieszeniem w przypadku awarii serwerów Ministerstwa Finansów.
• Opóźnione powiadomienia E-mail: Moduł potrafi zablokować standardowy e-mail WHMCS z potwierdzeniem płatności, poczekać na nadanie oficjalnego numeru UUID przez serwery Ministerstwa i dopiero wtedy wysłać do klienta dedykowaną wiadomość z gotowym numerem KSeF i poprawnym plikiem PDF.
• Blokada oszustów (Antyfraud): Blokowanie automatycznej wysyłki dla niezweryfikowanych e-maili, kont nieaktywnych lub kont "zbyt świeżych" (np. istniejących krócej niż 24h).
• Kompensata (Credit Balance): Moduł perfekcyjnie radzi sobie z fakturami opłacanymi ze "skarbonki", prawidłowo wprowadzając pozycję kompensującą, by uniknąć podwójnego opodatkowania zaliczek.

5. Zaawansowany KSeF Dashboard, XML i Strefa Klienta

• Pobieranie plików XML (Nowość w v2.1): Z poziomu panelu modułu możesz błyskawicznie pobrać źródłowe pliki ustrukturyzowane XML dla faktur i korekt – gotowe do wczytania w programie księgowym (np. Optima, Insert).
• Tłumacz Błędów KSeF: Koniec z rozszyfrowywaniem suchych kodów! Jeśli KSeF zwróci błąd, moduł poda ludzkie tłumaczenie i wskazówkę naprawy.
• Panel i Widgety: Dedykowany, przeszukiwalny Dashboard KSeF w panelu admina oraz dynamiczny widget statystyk na stronie głównej.
• Strefa Klienta z kodami QR: Osobna zakładka z dokumentami KSeF dla klientów. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, na fakturach w panelu klienta automatycznie generują się kody QR i linki do weryfikacji dokumentu.